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Foto: Presse- und Informationsamt der Bundesregierung/Steffen Kugler
Medien

So gelingt Krisenkommunikation bei politischen Großveranstaltungen

Ob die Krisenkommunikation bei Treffen von Staats- und Regierungschefs und anderen politischen Großveranstaltungen reibungslos funktioniert, entscheidet sich nicht erst, wenn Kameras und Mikrofone aufgebaut sind. Krisenfeste Kommunikation braucht Vorbereitung. Ein Gastbeitrag.

Von Aaron Gottardi

Der G7-Gipfel auf Schloss Elmau Anfang Juni war einer der Höhepunkte für das politische Deutschland in diesem Jahr. Für alle, die an der Organisation und Durchführung mitgewirkt haben, waren diese zwei Tage aber auch eine intensive Herausforderung im Hinblick auf Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation. Damit die Krisenkommunikation bei politischen Großveranstaltungen gelingt, sollten Verantwortliche folgende Aspekte beachten:

1. Kompetenzen verteilen und Abläufe koordinieren

Vorstand, Pressesprecher, Projektleiter oder Mitarbeiter vor Ort: Kommunikation ist immer das Ergebnis unterschiedlicher Akteure. Vor allem bei politischen Top-Ereignissen müssen die Kompetenzen intern klar verteilt werden. Die Verlockung ist auf anderen Ebenen des Unternehmens mitunter groß, die Gunst der Stunde zu nutzen und sich unaufgefordert in den Mittelpunkt zu stellen – meistens ohne den notwendigen Weitblick auf übergeordnete Interessen und mit wenig Sensibilität im Hinblick auf Konsequenzen für die eigene Firma. Die sinnvolle Verteilung von Kompetenzen ist eine Seite der Medaille, effiziente Abläufe die andere. Wie wird mit Presseanfragen umgegangen? Was passiert im Krisenfall? Und wer bestimmt über die Freigaben? Kommunikation erfordert präzise Abläufe, diese sollten aber nicht die eigene Umsetzung unnötig verkomplizieren oder verlängern. Eine zweite Chance hat man nicht. Was einmal nach außen gelangt ist, lässt sich nicht mehr einfangen.

2. Mitarbeiter sensibilisieren

Ein Top-Ereignis wie der G7-Gipfel bedeutet auch: Nonstop Berichterstattung, überall Kameras und Mikrofone. Das ist eine ganz neue Situation für viele Mitarbeiter, weshalb eine richtige Schulung vorab das A und O ist. Wie verhalte ich mich, wenn sich plötzlich eine Kamera auf mich richtet? Was mache ich, wenn die Presse insistiert? Und welche Konsequenzen können unbedachte Äußerungen zu politischen Themen haben? Im Gegensatz zum normalen Tagesgeschäft gibt es bei politischen Großveranstaltungen viele potenzielle Stolpersteine. Zudem sind die Medien besonders erpicht auf Aussagen und Stellungnahmen von beteiligten Mitarbeitern.

3. Szenarien entwickeln

Ein G7-Gipfel ist keine Pressekonferenz, bei der nach Plan kommuniziert werden kann. Im Gegenteil. Es treffen unterschiedliche Gruppen wie Demonstranten, Journalisten, Politiker und Beamte aufeinander, Abläufe in der Agenda ändern sich mitunter sehr kurzfristig und unangekündigt. Kommunikation muss deshalb besonders flexibel und einsatzfähig sein, denn die Bandbreite an potenziellen Szenarien mit Kommunikationsbedarf ist groß. Welcher Worst-Case oder Krisenfall kann eintreten? Und wie muss damit umgegangen werden? Eine ausführliche Vorbereitung ist bereits die halbe Miete. Wichtig dabei: Den Advocatus Diaboli spielen. Schließlich werden es in erster Linie Krisenfälle sein, auf die reagiert werden muss.

4. Kommunikation: reaktiv oder proaktiv

Welche Art der Kommunikation benötigt eine Krise? Bestimmte Situationen erfordern pro-aktives Verhalten, wie etwa bei möglichen selbstverschuldeten Versäumnissen oder Anschuldigungen von Dritten. In diesem Fall müssen Kommunikatoren frühzeitig aktiv werden. Dadurch betont man die eigene Transparenz, nimmt Kritikern den Wind aus den Segeln und beugt somit Negativ-PR vor. Gleichzeitig wird es auch Fälle geben, bei denen Zurückhaltung angesagt ist, denn nicht jedes Ereignis oder jeder Vorfall verlangen nach einer unaufgeforderten Stellungnahme. Ansonsten droht ein Overkill an Informationen.

5. Sprachregelungen formulieren

Ein gut ausgebautes Wording ist ein Muss für jede externe Kommunikation. Egal ob für Standardanfragen oder für den Krisenfall: Mit vorformulierten und freigegebenen Sprachregelungen lässt sich die eigene Reaktionszeit deutlich verkürzen. Und wer möglichst zeitnah antwortet, wird auch als professionell und kompetent wahrgenommen. Selbst wenn noch keine substantiellen Aussagen getroffen werden können, sind erste Stellungnahmen immer möglich. In diesen Situationen gilt es, den eigenen Handlungswillen zu demonstrieren.

6. Vorsicht vor inszenierten Angriffen

Politik und Diplomatie, Verhandlungen und Entscheidungen von internationaler Reichweite: Politische Gipfeltreffen sind immer eine große Bühne – auf der aber nicht nur die Hauptdarsteller auftreten. Solche Ereignisse bieten für Parteien, Verbände und Organisationen die ideale Möglichkeit, sich und ihre Interessen in Szene zu setzen – leider manchmal auf Kosten der an der Veranstaltung beteiligten Akteure. Geplante Querschüsse ohne Fundierung für ein wenig Scheinwerferlicht. Dagegen kann man sich nicht wirklich schützen – aber das Bewusstsein dafür erleichtert den Umgang im Krisenfall.

Fazit

Krise leitet sich vom griechischen Wort für "Entscheidung" ab. Das bringt es auf den Punkt – denn bei einer Krisensituation gilt es, meist sehr kurzfristig Entscheidungen zu treffen, die manchmal erhebliche Konsequenzen haben können. Umso wichtiger ist es, die eigene Krisenkommunikation im Vorfeld gut zu planen.

Aaron Gottardi

Die Münchner Agentur heller & partner hat eine der beteiligten Institutionen vor, während und nach dem G7-Gipfel auf Schloss Elmau beraten und die strategische Krisenkommunikation konzipiert. Aaron Gottardi hat dieses Mandat als Berater verantwortet.