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Empfänge planen

Empfänge sind wichtige Instrumente, um politische Kontakte zu knüpfen, insbesondere für Lobbyisten. Doch wie organisiert man solch eine Veranstaltung?

Von Andreas Werner

Politische Empfänge sind ein fester Bestandteil des politischen Lebens in Berlin. Dutzende davon gibt es in manchen Wochen und weit mehr als 1000 im gesamten Jahr. Ihre genaue Zahl kennt niemand. Ob sie Frühstücksdiskussion, Politischer Lunch oder Parlamentarischer Abend genannt werden: Sie alle dienen dem einen Zweck – der Kontaktpflege. Eine Veranstaltung zu organisieren und dazu ein paar Gäste einzuladen, scheint auf den ersten Blick nicht schwer zu sein. Doch was sich einfach anhört, ist in Wirklichkeit eine Kunst. Das Gelingen eines Empfangs verlangt ein akribisches Planen, viel Erfahrung und eine gute Organisation. Lesen Sie im Folgenden, was Sie beachten müssen, wenn Ihr Event ein Erfolg werden soll.

Phase 1 – Der Plan

Jede gute Veranstaltung braucht eine gute Planung. Am wichtigsten ist, dass Sie wissen, was Sie wollen. Soll das Event der Kontaktpflege dienen, ein Ort für den inhaltlichen Austausch mit Parlamentariern sein oder geht es um die medienwirksame Außendarstellung? Unter Umständen kann ein Empfang sogar das falsche Mittel sein, um ans Ziel zu kommen. Machen Sie sich Ihre Zielgruppe bewusst. Wer sich mit Politikern über die konkrete Gesetzgebung auseinandersetzen will, sollte besser ein Vieraugen-Gespräch suchen. Wer jedoch sein Anliegen auch anderen verkaufen möchte und eine Botschaft für seine Gäste hat, der ist bei einem Parlamentarischen Abend am besten aufgehoben.
Erster Schritt: Am wichtigsten ist die Terminplanung. Sollen Politiker erscheinen, so müssen Sie Ihr Fest in den Sitzungswochen veranstalten. Schließlich ist es nicht sinnvoll, Mitglieder des Bundestags für Termine einzuladen, an denen diese in den Wahlkreisen sind. Zweiter Schritt: Sie müssen einen geeigneten Ort auswählen. Aber vorsichtig! Eine Entwicklungshilfeorganisation sollte tunlichst nicht in ein Luxurestaurant einladen. Wichtig ist ein angemessener Rahmen, der im besten Fall auch zu Ihrem Thema passt. In diesem Fall wäre zum Beispiel die Botschaft eines Entwicklungslands eine Idee. Tipp: authentisch bleiben.
Dritter Schritt: das Essen. Wenn Sie wollen, dass sich Ihre Gäste wohlfühlen, dann sorgen Sie für eine gute Verköstigung. Häppchen sind immer eine gute Wahl, denn die können schnell und unkompliziert verzehrt werden und stören die Unterhaltung nicht. Abwechslung und Bodenständigkeit sind die Schlüssel zu einem erfolgreichen Essen. Wer seine Gäste mit Gänseleber auf Kürbiscreme beeindrucken will, der trifft nicht immer jedermanns Geschmack. Lachsbrötchen und Gulaschsuppe dagegen klingen zwar nicht innovativ, sind aber Klassiker und schmecken den meisten. Auch das Thema des Abends sollte beachtet werden. Wenn Ihre Veranstaltung die internationale Nahrungskrise behandelt, sollten Sie besser auf Hummer und Kaviar verzichten. Aber auch klassische Gerichte dürfen keine Billigprodukte sein. „Es ist wichtig, dass die Qualität stimmt. Das Essen hat eine große Bedeutung für den Abend und trägt dazu bei, dass die Veranstaltung ein Erfolg wird“, sagt Anja Raneburger vom Catering-Dienstleister Berlin Catering.
Vierter Schritt: Medienplanung. Wollen Sie einen medienwirksamen Abend gestalten oder ausschließlich in der Fachpresse erwähnt werden? Oder soll die Presse von ihrem Event lieber gar nichts erfahren? Sollten Sie einen Medienpartner aus der Fachpresse kontaktieren, bieten Sie diesem Hintergrundinfos oder ein exklusives Interview an. Falls die Tagespresse Ihr Zielobjekt ist, muss dagegen ein ganz besonderer Höhepunkt den Abend zieren. Wie wäre es als Ärzteverband zum Beispiel mit einem Auftritt der Popgruppe „Die Ärzte“?  

Phase 2 – Die Abendgestaltung

Erstens: Wenn Sie für Berlins politische Szene einen attraktiven Abendtermin gestalten wollen, besorgen Sie sich einen spannenden Gastredner. Ein Bundesminister zieht viele Menschen an, ist aber schwer zu bekommen. Alternativ können Sie es bei bekannten Parlamentariern oder altgedienten Politikhaudegen versuchen. Doch schauen Sie sich vorher um: Wenn Ihr Favorit auch bei anderen Veranstaltern oft der „Stargast“ ist, dann kann die Idee schnell zum Reinfall werden. „Die Leute gehen zu einer solchen Veranstaltung, weil sie spannende Ansprechpartner treffen wollen und weil sie mit dem Thema verbunden sind“, sagt Jan Strecker von der Kommunikationsagentur Republik Movida, die regelmäßig Empfänge organisiert. Suchen Sie sich also Leute, die zu Ihnen passen.  
Muten Sie den Gästen aber nicht zuviel zu. Lassen Sie auf keinen Fall zu viele Grußworte oder Fachvorträge abhalten. Wenn zwei Mitglieder Ihres Verbands nacheinander das Publikum begrüßen, dann ein Referent in das Thema  einführt und schließlich der Ehrengast spricht, dann haben die Gäste spätestens nach dem dritten Redner die Lust am Zuhören verloren. Begrenzen Sie stattdessen die Ansprachen auf zwei Personen und geben Sie danach das Buffet frei.
Zweitens: Seien Sie realistisch. Das gilt besonders im Bezug auf Ihre Gäste. Wer glaubt, dass bei 100 verschickten Einladungen auch 100 Gäste erscheinen, der täuscht sich. Berlin hat ein Überangebot an Empfängen und dementsprechend werden viele Leute ihre Zusage nicht einhalten. Wenn von 100 angemeldeten Gästen schließlich 30 kommen, können Sie zufrieden sein. Daran sollten Sie auch Essen und Veranstaltungsraum anpassen. Es könnte sonst peinlich werden, wenn der Saal nur halbvoll ist.

Phase 3 – Die Durchführung

Merken Sie sich den folgenden Satz: Nur ein Plan, der geändert werden kann, ist ein guter Plan. Vieles von dem, was Sie sich vornehmen, wird ganz anders laufen als Sie es erwarten. Das liegt in der Natur der Sache. Referenten können kurz vorher absagen, sich verspäten oder ihren Redebeitrag überziehen. Namensschilder können falsch beschriftet werden, die Technik verrückt spielen oder die Raumtemperatur zu hoch sein. Egal was passiert, versuchen Sie einen klaren Kopf zu behalten und vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern. Denken Sie immer daran: Den Gästen fällt immer nur das auf, was nicht funktioniert. Ihr Ziel muss es daher sein, dass den Gästen gar nichts auffällt. Mit anderen Worten: Alles muss so aussehen, als sei es genau so geplant worden wie es schließlich läuft – besonders, wenn Sie improvisieren mussten.
Sollten sich ungeladene Gäste auf Ihre Veranstaltung begeben, versuchen Sie diskret zu sein. Erscheint eine Person, die nicht eingeladen ist, und die behauptet, für eine wichtige Firma oder Institution zu arbeiten, lassen Sie diese im Zweifel lieber herein. Verletzte Eitelkeiten können auf lange Sicht weit mehr Schaden verursachen als ungebetene Besucher. Die laben sich meist nur am Buffet und stören ansonsten nicht weiter.

Phase 4 – Die Nachbereitung

Analysieren Sie den Abend: Haben Sie Ihr Ziel erreicht? Waren genügend Gäste dort? Wie war die Stimmung? Wie haben die Medien reagiert? „Das wichtigste ist, dass die Botschaft von der Einladung bis zum Programm am Abend klar, deutlich und erlebbar ist“, sagt Florian Fegeler, Leiter der Eventabteilung der Kommunikationsagentur Johanssen + Kretschmer. Ziehen Sie die richtigen Schlüsse, damit Sie es nächstes Mal noch besser machen können. „Nach dem Spiel ist vor dem Spiel“, hat der frühere Fußballnationaltrainer Sepp Herberger einmal gesagt. Dasselbe gilt für politische Empfänge. Viel Erfolg!