Vergleicht man die CDU Hessen mit einem Unternehmen, dann ähnelt der Landesverband einem mittelständischen Betrieb: knapp 40.000 Mitglieder, organisiert in 26 Kreisverbänden mit rund 800 Stadt-, Gemeinde-, Stadtbezirks- und Ortsverbänden, bedürfen eines Dachs, das ihrer Arbeit eine Struktur gibt und Organisatorisches abnimmt. Die Landesgeschäftsstelle und ihre rund 20 Mitarbeiter leisten genau das – mit klassischen Abteilungen wie Buchhaltung, Personalwesen und IT und Bereichen wie Politik, Öffentlichkeitsarbeit und Social Media, Bürgerservice, Grafik und Events.
In Wahlkämpfen, bei Parteitagen und Großveranstaltungen arbeiten wir in abteilungsübergreifenden Teams zusammen. Gerade dann, aber auch im laufenden Betrieb, sind unsere Mitarbeiter je nach Aufgabengebiet viel unterwegs und arbeiten abseits des Büro-Schreibtischs. Einige Bereiche, vor allem Öffentlichkeitsarbeit, Social Media und Events, haben nicht nur unkonventionelle Arbeitszeiten, sondern werden zum Teil auch aus dem Home Office betreut.
Unabhängiger vom Medium E-Mail
Schon länger bestand der Wunsch, unsere Mitarbeiter schneller und effizienter erreichen zu können – vor allem, wenn diese außerhalb der Geschäftsstelle tätig sind. Vor der Einführung unserer Mitarbeiter-App gab es einen mehr oder weniger regelmäßigen Mitarbeiter-Newsletter, der den Kollegen per E-Mail als PDF-Datei zugestellt wurde. Auf kleinen Smartphone-Bildschirmen stößt man jedoch schnell an die Grenzen der Benutzerfreundlichkeit solcher Dateien. So entstand der Wunsch in der Landesgeschäftsstelle, eine Lösung einzuführen, die uns unabhängiger vom Medium E-Mail macht und Administrationsmöglichkeiten bereithält, die uns beispielsweise eine Whatsapp-Gruppe nicht bietet.
Schließlich kamen wir auf den Gedanken, eine App entwickeln zu lassen. Die Entwicklung von Null an schien uns jedoch zu teuer. Nach einer ausführlichen Recherche stießen wir auf das Start-up Staffbase, das uns einen Baukasten für Mitarbeiter-Apps inklusive verschiedener Funktionen vorstellte.
Startseite der Mitarbeiter-App in der Desktop-Ansicht (c) CDU Hessen
Immer auf dem Laufenden
Nach einer kurzen Testphase in einem smartphone- und technikaffinen Kollegenkreis wurden die App und deren Bedienung in einer Mitarbeiterbesprechung präsentiert. Noch am selben Tag konnte jeder Mitarbeiter auf Wunsch Unterstützung bei der Einrichtung an PC und Smartphone bekommen.
Mit der App werden verschiedene Nachrichtenkanäle bereitgestellt, zum Beispiel für das Online-Team oder um unsere Auszubildenden und Praktikanten zu allen Themen rund um Ausbildung, Seminarangebote und vieles mehr auf dem Laufenden zu halten. Praktisch ist zudem, die Kollegen während ihrer Fahrt ins Büro per Push-Nachricht über eventuelle Störungen oder Wartungsarbeiten informieren zu können. Außerdem ermöglicht die App den Mitarbeitern, Formulare ortsunabhängig auszufüllen. Vor allem geht es um Anmeldeformulare zu Veranstaltungen, aber auch das Melden von IT-Störungen wird über ein Formular ermöglicht, das von unserem Support in das hauseigene Ticketsystem übertragen wird. Durch die mobile Nutzung ist zudem die Dokumentation von Dienstfahrten mit Privat-PKW handlicher geworden.
Für künftige Wahlkämpfe sehen wir ebenfalls Einsatzmöglichkeiten. Insbesondere im Landtagswahlkampf 2018, mit dessen Planung wir bereits begonnen haben. Mit Hilfe der App können wir uns vorstellen, die Kandidaten schnell und zuverlässig über unsere Serviceangebote, aber auch über politische Inhalte zu informieren. Mindestens ebenso wichtig wird es dann, die Rückmeldungen von den Kandidaten und Kreisverbänden über die App entgegenzunehmen.
Ein hoher Mehrwert führt zu Akzeptanz
Wir haben die App vor allem für die Mitarbeiter in der Landesgeschäftsstelle aufgesetzt. Die mit einem dienstlichen Smartphone ausgestatteten Kollegen haben wir verpflichtet, die App zu installieren und die Push-Benachrichtigung zu aktivieren; die Kollegen, die private Geräte nutzen, haben wir darum gebeten. Die Mitarbeiter-App läuft bisher problemlos, die Aktualisierung der Meldungen erfolgt in Echtzeit und das bringt einen hohen Mehrwert, was wiederum sehr zur Akzeptanz unter den Anwendern beiträgt.
Aktuell umfasst der Nutzerkreis knapp 90 Nutzer, darunter auch die 26 Kreisgeschäftsführer. Diese sind sehr viel unterwegs, mit den Push-Nachrichten erreichen wir sie aber ortsunabhängig und zuverlässig. Bis zur Landtagswahl 2018 schätzen wir, die Nutzerzahl auf rund 250 Personen ausweiten zu können. Es gibt natürlich auch wenige Kollegen, die der Nutzung von Smartphones und Apps generell skeptisch gegenüberstehen. Natürlich werden diese nicht zur Nutzung unserer Mitarbeiter-App gezwungen, jedoch erreichen sie einige Informationen eben zeitverzögert.
Fazit
Seit der Einführung der Mitarbeiter-App haben wir unsere interne Kommunikation und einige unserer Prozesse effizienter gestalten können. Sie zu etablieren ist nicht von heute auf morgen möglich; jedoch bei sorgsamer Planung geht das schneller, als die Umsetzung anderer Maßnahmen im Zuge der Digitalisierung. Uns ist es gelungen, die App früher einzuführen als eigentlich im Zeitplan vorgesehen.
